Раньше весь документооборот компаний совершался исключительно с помощью бумажных носителей. Такая схема работы была надежной, но требовала от владельцев бизнеса затрат на распечатку, курьеров и канцелярские принадлежности. С приходом цифровизации все кардинально поменялось, включая порядок передачи и подписания документов. Теперь каждая компания может без проблем полностью перейти на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо:
- Определить необходимые типы ЭДО. В цифровом виде можно обмениваться любыми документами, в том числе кадровыми и логистическими. Существуют также внешний (с другими компаниям) и внутренний (в одной организации) типы и ЭДО для международного обмена документами.
- Выбрать способ подключения. Есть два варианта внедрения системы ЭДО: приобрести веб-версию или произвести интеграцию с используемой системой учета. Первый вариант обходится дешевле, поскольку требует только подключения к специализированной системе для отправки и приема документов. При этом оплата производится только за отправленные файлы. Веб-версия идеально подходит для малых компаний, отправляющих не более 100 документов в месяц и имеющих ограниченное количество контрагентов. Интеграция же позволяет встроить ЭДО в существующую учетную систему, что обеспечивает работу с электронными документами в привычном пользовательском интерфейсе и без ограничений по отправке.
- Выбрать оператора. При этом стоит обратить внимание на предлагаемые тарифы ЭДО, наличие мобильной версии и роуминга, возможность интеграции с информационными системами компаний.
- Оформить электронную подпись (ЭП) и машиночитаемую доверенность (МЧД). Первая на цифровом документе выполняет ту же функцию, что и ручная подпись на бумаге. Это зашифрованная информация, включающая данные о владельце. В печатной версии цифрового документа эта подпись представляется в виде штампа или серии символов. Внести изменения в учетную политику и локальные акты. Включите в регламенты методы передачи документов контрагентам, а также перечислите виды электронных документов. Также укажите список должностей сотрудников, занятых в системе электронного документооборота.
Перед тем как перейти на систему электронного документооборота, важно уведомить об этом своих партнеров. Отправьте им неформальные письма, информируя о переходе на ЭДО. В рассылке можно также включить приглашения в виде ссылок для присоединения к той же системе, которую вы используете. Это необходимо, чтобы партнеры могли заранее подстроиться под новую модель работы с документами.
