Роботизированная автоматизация процессов (RPA — Robotic process automation) — является новой формой технологической автоматизации бизнес-процессов в управлении проектами, которая основана на концепции программных роботов или на работе искусственного интеллекта (ИИ). Полное понятие «автоматизация» можно разделить на следующие основные подвиды:
1. Роботизированный процесс, в котором некий объект (который принято обобщённо называть роботом) программируется через компьютер для выполнения определённых задач – ярким примером могут служить промышленные роботы;
2. Процесс, обозначающий последовательность действий, предпринятых в логическом порядке для достижения определённой цели;
3. Полная автоматизация процессов, предполагающая выполнение задач без вмешательства человека.
В RPA боты — это программные программы, которые автоматизируют рутинные задачи и имитируют поведение человека без изменений в существующей инфраструктуре. Интеллектуальная автоматизация процессов (IPA) повышает когнитивные способности программных ботов, привнося в них интеллектуальные поведенческие факторы, и прокладывает путь для программных роботов, имитирующих работу человеческого мозга. В этом контексте проводится исследование по разработке виртуального бота-помощника по преобразованию текста в речь, чем помогает менеджеру, который отвечает за управление запасами товаров помимо своих разнообразных других обязанностей.
Настраиваемый программный робот гарантирует, что, если запас какого-либо товара в инвентарном списке достигает того уровня, когда требуется повторить заказ, то боты сами отправляют поставщику сообщение о повторном заказе необходимых товаров по электронной почте или другими средствами коммуникации. Роботизированная система автоматизации для управления запасами может быть лучшей заменой человеку, который может выполнять другие трудоёмкие и необходимые действия более эффективно.
Итак, RPA имитирует поведение человека, чтобы выполнить необходимые действия без вмешательства человека посредством программных алгоритмов. «Боты» — это программы, имитирующие поведение человека, которые автоматизируют рутинные задачи, устраняя ошибки и такие человеческие факторы неэффективности, как забывчивость и невнимательность. Интеграция когнитивных способностей в роботизированную автоматизацию процессов привела к появлению новой области, известной как интеллектуальная автоматизация процессов, которая, в свою очередь, проложила путь ботам для помощи менеджерам в принятии решений. Был разработан бота-помощник с преобразованием текста в речь, который напоминает менеджеру по запасам малого/среднего предприятия о наступлении определённого случая. Этот программный комплекс был создан с использованием программного обеспечения UiPath, который будет уведомлять его о текущем доступном уровне запасов и, при наличии делегирования таких функций, сам размещать заказ на товары, которые необходимо заказать у поставщика.
В современной глобальной, динамичной и сложной экономике ни один бизнес не является ни слишком маленьким, ни слишком большим, чтобы противостоять конкуренции и сохранить при этом своё конкурентное преимущество. Однако у развивающегося бизнеса, чтобы выжить на рынке, возникает острая необходимость в том, чтобы малые предприятия становились более быстрыми и гибкими в своих процессах. Большинство таких организаций начинают с элементарной инфраструктуры, которая может включать в себя сочетание базового программного обеспечения для бухгалтерского учёта и процессов, ориентированных на документооборот, таких как электронные таблицы, программы сопровождения бухгалтерского учёта и т.д. Немногие руководители понимают, что приобретение инфраструктуры корпоративного уровня для управления бизнес-процессами является необходимым условием для эффективного взаимодействия подразделений, но в то же время требует огромных инвестиций, которые для малого бизнеса могут быть неподъёмным в данный момент времени.
В небольшой компании сотрудники выполняют несколько задач и пользуются различным программным обеспечением по случаю — только тогда, когда в этом возникает необходимость. По мере расширения бизнеса этот набор может превращаться во фрагментированную неорганизованную корпоративную структуру, состоящую из многочисленных программ, которые независимо от единого центра управляют финансами, запасами, продажами и т.д.
Несмотря на то, что решения по планированию ресурсов предприятия (ERP) предоставляются малым предприятиям со значительным дисконтом и при поддержке государственных служб, поскольку это сопряжено со значительными затратами, а бюджет компаний ограничен, им всё равно необходима углублённая оценка и выбор поставщика, который предлагает высокую отдачу от инвестиций. Существует ещё проблематика совершенно другого порядка — эти малые предприятия не имеют технической поддержки для развёртывания и обслуживания этих ERP-решений. Следовательно, бизнес-процессы при такой ситуации становятся более обыденными и подвержены ошибкам, поскольку при делегировании задач от одного рабочего процесса к другому приходилось обрабатывать огромное количество данных.
Управление запасами — один из таких важнейших бизнес-процессов, которым необходимо эффективно управлять. Недооценка количества сырья на складе часто приводит к провалам по исполнению заказов и простоям, влияющим на удовлетворённость клиентов. С другой стороны, поддержание избыточного уровня запасов приводит к заморозке значительной доли свободных финансовых активов компании. Излишние затраты на покупку избыточного количества ТМЦ, при неэффективном управление запасами, являются как чрезмерными, так и ненужными. Если руководство эффективно контролирует компромисс между стоимостью хранения запасов и стоимостью затоваривания, то сэкономленный или высвободившийся капитал может быть направлен на улучшение других областей, таких как производство, продажи и т. д. Цель системы управления запасами состоит в том, чтобы правильно донести до менеджера два сигнала: «Когда уже надо делать заказ» и «какое количество необходимо заказать».
Для достижения этой цели возникла необходимость в виртуальном помощнике по преобразованию речи в текст, который помог бы менеджеру по инвентаризации малого предприятия. Данные последних опросов показывают, что что 29% организаций развернули одного или нескольких помощников с искусственным интеллектом для выполнения профессиональных задач или планируют развернуть одного или нескольких в течение следующего года. Это подчёркивает, насколько занятый менеджер в современном корпоративном мире может использовать RPA в качестве эффективного и надёжного помощника для более компетентного и эффективного выполнения повторяющихся человеческих задач. Поскольку «бот» берет на себя задачу помощника-человека, чтобы убедиться, что запасы на складе малого предприятия находятся на требуемом уровне, и автоматически переупорядочивает список необходимых товаров, чтобы отправить заявку по электронной почте поставщику. Таким образом RPA может быть лучшей заменой человеку, поскольку помощник менеджера, который может выполнять трудоёмкие, непродуктивные, но необходимые действия более эффективно.
В системе автоматизации процессов для управления запасами доступны два типа ботов, а именно посещаемый бот и автоматический бот. Посещаемый бот выполняет все свои автоматизированные процессы на локальной рабочей станции пользователя, и ему нужен человек, чтобы запускать или планировать их. Они называются роботами «фронт-офиса» (FOR — Front Office Robots).
Автоматический «бот», который запускается на виртуальной машине и выполняет автоматизацию, не требующую взаимодействия с пользователем. Они могут быть запущены с сервера. Они называются роботами «бэк-офиса» (BOR — Back Office Robots).
Любой проект по разработке RPA должен следовать чёткой структурированной поэтапной процедуре. Типичная разработка состоит из следующих четырёх этапов:
1. Этот этап начинается с исследования процесса, который можно было бы автоматизировать. Этап завершается более подробным описанием осуществимости проекта RPA.
2. Следующим действием будет этап утверждения, который начинается с утверждения процесса, который должен быть автоматизирован. За этим следует подробное исследование и документирование процесса. После документирования будет разработан сам будущий роботизированный процесс. Этап обычно заканчивается представлением бизнес-кейса руководящей команде.
3. Проектирование начинается с определения того, какое программное обеспечение наилучшим образом соответствует критериям, изложенным в бизнес-обосновании. На этом этапе робот будет спроектирован в соответствии с точным технологическим процессом. С помощью гибких итераций робот будет запрограммирован на масштабирование уровня автоматизации. Этап заканчивается тестированием робота.
4. На этапе внедрения робот внедряется в рабочую среду, имитируя поведение сотрудника.
Менеджер, работающий в отделе инвентаризации, ежедневно выполняет множество задач, начиная с закупки сырья и заканчивая его доставкой в соответствующие пункты назначения. Рассматриваться может смоделированный вариант управленческого использования, в котором все предметы инвентаря классифицируются по трём категориям, а именно «A», «B» и «C», упомянутым в выборочном контроле запасов или ABC-анализе.
Программный бот с голосовой поддержкой запускается посредством макросов через лист Excel, содержащий класс товаров, и уведомляет менеджера о количестве каждого класса товаров, имеющихся в наличии на складе. Бот также проверяет уровни запасов и инициирует повторные заказы на количество, которое ниже минимального установленного уровня заказа для каждого класса товаров, автоматически обновляя таблицу Excel с информацией о товарах, подлежащих пересмотру и упорядочению, и отправляет поставщику электронное письмо с необходимым сортаментом и количеством по каждой позиции.
